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会議でアジェンダを作成する3つの目的とは!?

はじめまして。
美容室専門の顧問として
会議のファシリテーションおよび
集客の講習を行なっている
サロン集客ヘルパーの阿部と申します。
詳しいプロフィールはこちら

会議を行う際、
アジェンダを作っていますか?
アジェンダって何?
作ってないという美容室オーナーや店長に、
是非とも見てほしい内容になります。

そもそもアジェンダとは?

『会議をスムーズに行うための議題』
書面にして会議の際配布する資料を指します。

アジェンダを元に会議する場合と
アジェンダがない会議の場合では、
参加者の会議に対する理解度が、
雲泥の差で違ってきます。

顧問先の美容室の会議に参加しますと、
今日の会議はどんなテーマで、
どうなったら終了なのか?
不明なまま始めるケースがあります。

その進め方をしてしまいますと、

  • ダラダラと時間だけが経過してしまう
  • 何が決定したのか?不明確なままになってしまう
  • 意味のない会議だったと参加者が感じてしまう
  • となってしまいます。

    アジェンダを作成する3つの目的とは

    1)会議の終了条件を明確にする
    2)会議で決定するべき事を明確にする
    3)会議の進行方法やタイムスケジュールを明確にする

    1)会議の終了条件を明確にする

    顧問先の美容室で会議に参加して、
    会議の最初に終了条件を言わなかったら、
    私は、会議を中断して終了条件を確認します。

    なぜ、終了条件を明確にするのかと言いますと、
    会議の参加者全員が同じベクトルで、
    会議に臨んでほしいからです。

    2)会議で決定するべき事を明確にする

    顧問先の美容室の会議に参加しますと、
    今回の会議で何を決定するのか?
    また、何を決定したいと思っているのか?
    が不明確な場合があります。

    例えば、下記のケースです。
    新規売上の目標が50万円で、
    新規売上の実績が40万円。
    前年の新規実績が35万円
    だったとします。

    この場合、
    よくある会議の報告では、
    目標が50万円で、実績が40万円。
    達成率80パーセントでした。
    未達のため、来月は新規集客を徹底して
    達成できるように頑張ります。

    このような報告
    皆さんのサロンの会議でもあるのでは?

    この報告が何がダメなのか?
    一言で言えば、
    どうやって来月新規売上を達成するのか?
    具体策が見えていないということです。

    根性論になってしまっているため、
    この報告では、来月も再来月も、
    何も変わらないことが目に見えてしまいます。

    あくまで一例ですが、
    下記のような報告ならどうでしょうか?

    ホットペッパービューティーからの
    新規客数が50名
    客単価が7,000円の
    35万円の実績でした。
    来月の目標も50万円ですので、
    残り15万円足りていません。
    22名の集客数を獲得するために、
    下記の対策を、来月実施します。

    ①当日ラッキー限定クーポンを作成して空いている時間に設置
    ②キャッチコピーのところに当日予約OKと空いている日は記載
    ③フリーワード検索で、エリア名・施術名で1位獲得できるように対策を実施
    ④競合店のHPBを毎日確認して、良いところをTTP
    ⑤競合店のHPBのクーポン価格を確認して、一円でも下げてエリア最安値と記載

    いかがでしょうか?
    このような報告をすると、
    どんな行動をこれからするのか?
    明確になります。

    そして、この行動を
    誰が、いつまでに行うのかを
    決定することで、
    今月と来月の行動計画が決定できるのです。

    3)会議の進行方法やタイムスケジュールを明確にする

    アジェンダに記載する項目として、
    (0:00-0:00)というように、
    この議題は何時までに行うと記載をします。

    そして、各議題を記載することで、
    全体の流れが見えるのです。

    また、忘れてはいけないのは、
    終了条件を明確にすること

    終了条件が明確になっていれば、
    会議を終える時に、
    その条件を満たしているのか?
    満たしていないのか?
    が基準となるからです。

    まとめ

    会議の時にアジェンダを作成する3つの目的について
    お伝えしました。

    1)会議の終了条件を明確にする
    2)会議で決定するべき事を明確にする
    3)会議の進行方法やタイムスケジュールを明確にする

    現在の会議に、
    アジェンダを作成していないという美容室は、
    ぜひ一度アジェンダを作成してから、
    会議を行うことをお勧めします。

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    サロン集客ヘルパー阿部弘康
    美容室専売化粧品メーカーを4年勤務後転職。サロン専門の広告ツール制作会社に8年勤務。2017年9月に独立。現在は、美容室様10社の顧問をしています。顧問としての役割は、会議のファシリテーション。スタイリスト・アシスタント様に向けて、動員を増やすための集客講習を全国で行なっています。私のモットーは、”会議”が変われば、”売上”が上がる!です。

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